在學術會議的日常會務管理工作中，如何讓更多的參會代表知曉并參加會議是學術會議管理者面臨的巨大問題。傳統(tǒng)會議推廣基本上都采用郵寄參會通知方式，不僅工作量大，推廣效果也不明顯。隨著網(wǎng)絡技術發(fā)展，基于短信、郵件和微信的線上推廣成為目前最有效的推廣方式，尤其是基于微信的社會化媒體則是目前線上推廣的最熱門工具。通過人們自發(fā)性的微信轉發(fā)參會通知以及對會議活動評價，獲得更加廣泛的傳播范圍，讓更多人知曉并參與會議活動。

為方便組委會更好的推廣宣傳學術會議，會務通學術會議服務平臺提供了短信、郵件和微信三個會議推廣工具。通過郵件、短信平臺，用戶可通過定制郵件、短信自動回復模板，實現(xiàn)對參會代表的實時溝通。參會者無論是注冊系統(tǒng)賬號，還是參會注冊繳費、投稿、酒店預訂后，系統(tǒng)都會自動郵件通知。管理員可以定制確認郵件模板，還可通過短信和郵件群發(fā)通知給參會者。參會者可以在線提問，辦會者在線反饋和提供幫助。通過及時有效的郵件系統(tǒng)讓您和參會者時時保持暢通交流。

基于目前使用最廣的社交媒體微信，會務通學術會議服務平臺提供了針對用戶認證的微信公眾號開發(fā)接口，可實現(xiàn)對微信公賬號的一站式直接管理和會議信息對接微信平臺的直接發(fā)布。同時針對組委會的需要，開發(fā)了基于微信的微網(wǎng)站、學術日程查詢、微信抽獎、微信上墻以及互動調查等功能，讓參會代表通過手機隨時了解大會最新動態(tài)，查詢大會最新日程，萬千會議資訊，全在一手掌握。

一、短信配置發(fā)送

1、短信群發(fā)推廣

雖然移動互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，微信、QQ等社交媒體越來越普及，但仍有超過60%的人手機用戶習慣看短信而不是微信或QQ。為此，系統(tǒng)為組委會提供了短信群發(fā)平臺，以方便組委會針對特定人群推送短信（短信屬于第三方平臺，需要預先充值，費用標準為0.1元/條）。點擊【短信群發(fā)推廣】，進入已發(fā)送短信列表頁面，可顯示已發(fā)送的條數(shù)、內容和數(shù)量。

點擊發(fā)送短信按鈕，進入群發(fā)頁面，在該頁面顯示可用金額、短信價格、可發(fā)送短信條數(shù)，以及可以選擇在線充值。

收件人可選擇自定義短信、所有報名人員、未參會注冊用戶、注冊未繳費用戶、酒店預訂用戶、預定酒店未繳費用戶。

若選擇自定義用戶，則在短信列表項中，需要輸入手機號碼，每行輸入一個手機號碼，每次最多發(fā)送10000條。

若選擇非自定義用戶，則只需要選擇中賓/外賓即可。

輸入短信內容，70個字為一條短信，若短信內容超出70個字，則短信內容分為2條，以此類推；可選擇是否需要接受短信回復，若選擇【是】，則此項后短信簽名須默認為“會務通”，若選擇【否】，則可以自定義修改短信簽名。

以上設置完畢后，點擊立即提交按鈕，即可群發(fā)短信。

2、中文短信模板配置

點擊【中文短信模板設置】，進入短信郵件模板設置列表頁（會議管理員賬號中需要有余額，短信費用0.1元/條）。

點擊編輯按鈕，可修改配置：狀態(tài)、標題以及內容。點擊上面的知道的標簽可以調用系統(tǒng)相關的內容；需要注意的是如果是自定義發(fā)送，系統(tǒng)只能替換能匹配到用戶的手機號才可以調用相應標簽。

短信內容常用標簽如下：

系統(tǒng)常用的短信模板介紹如下：

1）網(wǎng)站系統(tǒng)用戶注冊信息確認短信模板——參會代表注冊網(wǎng)站用戶填寫完基本信息提交后自動發(fā)送的提醒短信

2）參會代表注冊成功自動回復短信模板——參會代表選擇完注冊類型提交后自動發(fā)送的提醒短信

3）注冊繳費確認函短信模板——參會代表注冊費繳費成功后，管理員在后臺發(fā)送的繳費確認短信

4）住宿繳費確認函短信模板——參會代表住宿費繳費成功后，管理員在后臺發(fā)送的繳費確認短信

5）學術任務溫馨提示短信模板——給有學術任務的代表發(fā)送的任務提示短信

6）參會審核短信模板——如果注冊類型需要審核，在審核通過后系統(tǒng)發(fā)送的審核通過提示短信模板

7）參會審核短信（審核不通過）模板——如果注冊類型需要審核，在審核不通過后系統(tǒng)發(fā)送的審核通過提示短信模板

8）參會審核短信（審核不通過）模板——如果注冊類型需要審核，在審核不通過后系統(tǒng)發(fā)送的審核通過提示短信模板

9）論文評審專家邀請短信模板——用于論文評審給專家發(fā)送的邀請短信

10）電子發(fā)票開票成功短信提醒模板——用于電子發(fā)票開票成功后發(fā)送的提醒短信

11）團隊發(fā)送注冊邀請碼模板——用于團隊定向邀請發(fā)送注冊邀請碼使用

12）勞務收集短信通知模板——用于勞務費信息收集發(fā)送的通知短信

13）行程提醒短信模板——用于給專家發(fā)送行程信息提醒的短信

二、郵件配置發(fā)送

1、郵件群發(fā)推廣

點擊【郵件群發(fā)推廣】，進入已發(fā)送Email列表頁面，可顯示已發(fā)送的條數(shù)、主題和數(shù)量等。

點擊發(fā)送郵件按鈕，進入群發(fā)頁面，在該頁面顯示可用金額、郵件價格、可發(fā)送郵件條數(shù)，以及可以選擇在線充值。

收件人可選擇自定義郵件、所有報名人員、未參會注冊用戶、注冊未繳費用戶、酒店預訂用戶、預定酒店未繳費用戶、所有投稿人員。

若選擇自定義用戶，則在自定義郵件地址項中，需要輸入Email，每行輸入一個Email，每次最多發(fā)送10000條。

若選擇非自定義用戶，則只需要選擇中賓/外賓即可。

輸入發(fā)送人、接收回信Email、主題和內容，選擇邀請郵件模板，是否定時發(fā)送，若選擇【是】，則需要輸入發(fā)送時間。

以上設置完畢后，點擊立即提交按鈕，即可群發(fā)郵件。

2、中/英文郵件模板配置

系統(tǒng)提供與參會代表在不同環(huán)節(jié)交互郵件內容的模板，管理員可以根據(jù)模板修改為自己定制的內容。點擊【郵件模板設置】，進入中文郵件模板設置列表頁。

點擊編輯按鈕，可修改配置：狀態(tài)、標題以及內容。

點擊【郵件模板設置】，進入郵件模板設置頁面，系統(tǒng)默認提供多種郵件模板使用標簽替換的方式，在發(fā)送郵件時會調用實際的內容替換標簽內容，標簽以{****}的形式出現(xiàn)，不同標簽代表不同內容。常用標簽如下：

系統(tǒng)常用的模板介紹如下：

1）網(wǎng)站系統(tǒng)用戶注冊信息確認郵件模板——用于會議網(wǎng)站用戶注冊會議填寫完基本信息后，自動方式的郵件內容
2）參會代表注冊成功自動回復郵件模板——用戶選擇注冊類型成功后填寫的郵箱會收到系統(tǒng)自動發(fā)送的郵件
3）參會代表酒店預定回復郵件模板——用戶預定酒店成功后填寫的郵箱會收到系統(tǒng)自動發(fā)送的郵件
4）網(wǎng)上論文投稿成功確認郵件模板——用戶投遞論文稿件成功后，會收到系統(tǒng)自動發(fā)送的自動回復郵件
5）大會論文錄取通知模板——論文評審結果確定之后，管理員可通過系統(tǒng)群發(fā)論文錄取通知
6）注冊繳費確認函模板——用戶注冊費繳費成功之后，管理員可通過系統(tǒng)發(fā)送確認收到款項的通知
7）住宿繳費確認函模板——用戶住宿費繳費成功之后，管理員可通過系統(tǒng)發(fā)送確認收到款項的通知
8）附加活動繳費確認函模板——用戶附件活動費繳費成功之后，管理員可通過系統(tǒng)發(fā)送確認收到款項的通知
9）講者主持學術任務溫馨提示模板——用于發(fā)送學術任務溫馨提示使用，導出學術問溫馨提示也是用的此模板
10）參會審核郵件模板——用于會議注冊類型需要審核時，審核通過后自動發(fā)送的郵件
11）參會審核郵件（審核不通過）模板——用于會議注冊類型需要審核時，審核不通過后自動發(fā)送的郵件
12）參會審核郵件（審核不通過）模板——用于會議注冊類型需要審核時，審核不通過后自動發(fā)送的郵件
13）在線論文評審邀請函模板——用于論文在線評審發(fā)送評審邀請所用
14）團隊注冊繳費確認函模板——用于團隊注冊后發(fā)送注冊繳費確認函使用
15）團隊住宿繳費確認函模板——用于團隊住宿費繳費成功后發(fā)送繳費確認函使用
16）電子發(fā)票開票成功郵件提醒模板——用于會議電子發(fā)票開票成功后，后臺管理員發(fā)送提醒郵件使用
17）VIP參會通知模板——用于給會員VIP發(fā)送參會邀請

3、中/英文郵件參數(shù)配置

郵件參數(shù)設置主要完成發(fā)件人顯示名稱、客戶回復郵件地址以及系統(tǒng)郵局參數(shù)的設置。點擊【郵件參數(shù)設置】，進入中文郵件配置頁面，可設置郵件發(fā)送人、接收回信郵箱、商戶聯(lián)系方式的信息，是郵件模板中{contact}標簽的替換內容，可以所有模板中的公共部分配置在這里。

三、短信發(fā)送記錄

點擊【短信發(fā)送記錄】，進入短信發(fā)送記錄列表頁；此頁面可以查詢短信的發(fā)送記錄情況。

四、郵件發(fā)送記錄

點擊【郵件發(fā)送記錄】，進入郵件發(fā)送記錄列表頁；此頁面可以查詢郵件的發(fā)送記錄情況。

五、短信回復記錄

管理員點擊【短信回復記錄】，進入短信回復記錄頁面，可查看收到的姓名、單位、手機號、回復時間以及內容。（根據(jù)會務通平臺數(shù)據(jù)庫中存在的手機號，自動匹配姓名單位）

點擊導出短信回復記錄按鈕，可將所有回復短信信息導出。